Mit der Pandemie verordneten zahlreiche Arbeitgeber ihren Mitarbeitern Home Office. Oft fehlt es aber noch an professionellen Tools, damit diese ihren Job bestmöglich von zu Hause aus durchführen können.

„Home Office ist bei vielen Unternehmen schon seit Jahren Usus. Allerdings hatten diese ausreichend Zeit, ihre digitale Infrastruktur optimal an die eigenen Bedürfnisse anzupassen. Andere traf es völlig unvorbereitet“, analysiert Mag. Martin Puaschitz, Obmann des UBIT Wien. Zu den technischen Möglichkeiten gibt er Tipps über bewährte Gadgets, Tools und technische Vorkehrungen, die den Mitarbeitern die Arbeit erleichtern: • WLAN-Hotspots. Mitarbeiter, die von zu Hause ihren Job verrichten, brauchen nicht nur einen bequemen Sessel, einen richtig in der Höhe eingestellten Schreibtisch und einen PC oder Laptop, sondern auch eine möglichst leistungsfähige Internetverbindung. Ist eine solche nicht vorhanden, kann mittels mobilem WLAN-Hotspot für temporäre Überbrückung gesorgt werden.

Videokonferenzen
Um sich zu Hause via Internet permanent mit den Kollegen im Büro sprachlich auszutauschen und zeitgleich die Tastatur zu bedienen, ist ein Headset mit Mikrofon ideal. Zudem ist dafür die Installation von Programmen wie Skype oder Yahoo Messenger notwendig. Videokonferenzen mit mehreren Teilnehmern lassen sich mit der Software Zoom relativ einfach organisieren und durchführen. Und Webex ermöglicht Videokonferenz, IP-Telefonie, Instant-Messaging, Dateiübertragungen und Screen-Sharing.

Remote Desktop
Mit Remote Desktop haben viele Büromitarbeiter schon Bekanntheit gemacht. Er dient Administratoren zur Fehlerbehebung, indem sie mittels Fernzugriff wie von Geisterhand den Mauszeiger bewegen oder Buchstaben und Ziffern eintippen. Diese Technologie kann auch für die Fernarbeit von den Mitarbeitern benutzt werden, indem sie auf den PC im Büro zugreifen. Im Sinne der Datensicherheit sollte der Remote Desktop über eine verschlüsselte Verbindung (VPN) realisiert und die Daten in Österreich gespeichert werden.

Datensynchronisation
Mitarbeiter müssen von zu Hause auf ihren digitalen Terminkalender, auf ältere E-Mails, Office-Dateien oder wichtige Kontaktdaten zugreifen. Führt man daheim Änderungen durch, müssen diesen Daten später mit den im Unternehmen gespeicherten Versionen synchronisiert werden. Abhilfe kann z.B. die Messaging-Plattform Hosted Exchange 2016 schaffen, mit der die Daten zentral gesichert und synchronisiert werden. User können von allen Endgeräten 24 Stunden am Tag zugreifen.

Phishing Mails
Angesichts der sensiblen Daten sollten Firewall und Antiviren-Programme am aktuellsten Stand sein.

Elektronische Signatur
In manchen Unternehmen müssen wichtige Projekte von den Vorgesetzten noch schriftlich genehmigt werden. Auf Plattformen wie DocuSign können Dokumente auch elektronisch vom Handy, Laptop und anderen Geräten aus unterzeichnet werden.

Virtuelle Verwaltung
Digitale Aufgaben-Verwaltungstools wie Trello ermöglichen es den Usern, Aufgaben in Listen zu verwalten und mit Terminen, Checklisten und Anhängen zu versehen. Durch Projektmanagement-Tools wie Trello, Asana oder Jira können Teams übersichtlich festlegen und mitverfolgen, woran gerade gearbeitet wird, bis wann Arbeiten erledigt werden müssen und wer wofür zuständig ist.

IT-Ressourcen
Niemand weiß genau wie lange die Corona-Krise andauern wird. Unternehmen, die derzeit durch die Abhaltung von Videokonferenzen oder erhöhten Datentransfer temporär höhere IT-Ressourcen benötigen, könnten auf Pay-per-use-Modelle setzen. Dabei gibt es keine Mindestkontingente und keine Vertragsbindung.