Die passende IT-Infrastruktur ist auch in Verwaltungseinheiten bzw. im Bürobetrieb der Gemeindeverwaltungen notwendig, um kosten- und zeitsparend agieren zu können.

Dass ein Bürobetrieb reibungslos läuft, ist auch einer gut abgestimmten, technischen Infrastruktur geschuldet. „Neben der Beachtung gesetzlicher Vorgaben — etwa zu Compliance und Datenschutz — folgen IT-Infrastrukturen für Gemeindeverwaltungen grundsätzlich den gleichen Regeln wie für Unternehmen“, beschreibt Martin Puaschitz, Obmann der Fachgruppe Unternehmensberater und IT (UBIT) der Wirtschaftskammer Wien, die Basis entsprechender Konzepte: „Die IT-Infrastruktur sollte von einem — unabhängigen — IT – Dienstleister aufgebaut, regelmäßig geprüft und überwacht werden, um immer auf dem neuesten Stand zu sein.“ Markus Wollner, Geschäftsführer der gemdat Niederösterreichische Gemeinde-Datenservice GesmbH, erläutert detaillierter: „Was das Bürokonzept betrifft, ist es wichtig, dass sowohl für den als auch den Backoff1ce-Bereich optimale Rahmenbedingungen geschaffen werden. Im Frontoffice-Bereich für den Parteienverkehr ist es wesentlich, dass dieser Gebäudeteil barrierefrei erreichbar ist, es aber auch dort Räume als Rückzugsmöglichkeiten gibt, wenn vertrauliche Gespräche zu führen sind.

Im Backoffice-Bereich wiederum ist es wichtig, dass hier eine entsprechende Zutrittskontrolle gewährleistet und ein effizientes Abarbeiten der laufenden Arbeit sichergestellt ist.“ Was die IT-Infrastruktur betrifft, müssen Gemeinden den gleichen Maßstäben entsprechen, wie das auch für Unternehmen vergleichbarer Größe zutrifft, bestätigt der Gemdat-Geschäftsführer: „Da es sich teilweise um vertrauliche und sensible Daten handelt, muss dem Aspekt der Datensicherheit entsprechend Raum gegeben werden.“

OPTIMALE ABLÄUFE
Welche Voraussetzungen — von technisch-physischen über Arbeitsabläufe bis hin zu Software-Lösungen — muss es geben, damit mit Hilfe einer aktuellen Büro IT-Infrastruktur die Abläufe in der öffentlichen Verwaltung optimiert werden können? „Basis einer leistungsfähigen IT-Infrastruktur ist eine möglichst moderne Hardwareausstattung mit gut und sicher ausgelegter Internetanbindung sowie verlässlicher Datensicherung und Endpoint Security“, erläutert Gemdat-Geschäftsführer Wollner weiter. Im Bereich der Software benötigt eine Gemeinde leistungsfähige Fachanwendungen, wenn möglich einen „Elektronischen Akt“ und E-Government-Module (Online Formulare, Online-Services, Amtssignatur, elektronische Zustellung), um Verwaltungsverfahren auch medienbruchfrei elektronisch abwickeln zu können.

„Natürlich gehört auch eine gut strukturierte Gemeindehomepage als Informationsquelle für Bürger, Unternehmen und Touristen zur kommunalen Grundausstattung“. berichtet Wollner anhand einer hauseigenen, aktuellen Entwicklung: „In unserem Fall ist dies z. B. in Kombination mit der „Gem2Go-App“ möglich, die es erlaubt, dass die Bürger auch unterwegs auf Daten rund um die Gemeinde Zugriff haben bzw. unterschiedliche Push-Services nutzen können.“

IT-SECURITY. Immer wichtiger wird bei der Erstellung der passenden IT Bürokonzepte das Thema Sicherheit bei Entwicklung und Installierung einer kommunalen IT-Infrastruktur, wie UBIT-Obmann Puaschitz ausführt: „Dem Thema IT-Sicherheit muss höchste Priorität eingeräumt werden. Cyberattacken können Gemeinden größten Schaden zufügen.“ Neben der notwendigen Software — wie Antivirenprogramme, Spamfilter, Firewalls, Zugriffsbeschränkungen etc. — ist vor allem die Schulung aller Mitarbeiter von besonderer Wichtigkeit, weiß Puaschitz: „Wenn Mitarbeiter Gefahren rechtzeitig erkennen und richtig reagieren — etwa verdächtige Anhänge oder Links in E-Mails nicht öffnen — ist das bereits die halbe Miete.“

Ähnlich argumentiert auch Gemdat Geschäftsführer Wollner: „Verwaltungsbehörden haben auch mit sensiblen Daten zu tun, die nicht für die Öffentlichkeit bestimmt sind.“

Die „Kunden“ einer Gemeinde (Bürger, Unternehmen, andere Behörden) haben das Anrecht darauf, dass mit ihren Daten sorgsam umgegangen wird. Aufgrund dieser Tatsache ist der Aspekt „Sicherheit“ bei der Konzeption einer Behörden-IT-Infrastruktur ganz wesentlich. Zusätzlich ist auch zu beachten, dass Gemeinden in manchen Verwaltungsbereichen auch die Langzeitarchivierung von Verfahrensdokumenten und -daten sicherstellen müssen, so Wollner.

GRÜNE TECHNIK IM BÜRO

Ob persönlicher Arbeitsplatz, Netzwerke oder ganze Serverräume — in der üblichen IT-Ausstattung von Büros steckt viel Energie. Einfache Maßnahmen (Geräte nicht unnötig laufen lassen, Geräteeinsatz optimieren, Cloud-Lösungen verwenden etc.) könnten hier den Verbrauch und damit Kosten reduzieren.